Elektronischer Posteingang

Wir bieten Lösungen für den elektronischen Posteingang

In den meisten Unternehmen gehen heute täglich hunderte von Briefen, Faxen, E-Mails und weitere Dokumente aus unterschiedlichen Quellen an verschiedenen Standorten und bei einer Vielzahl an Empfängern ein. Die Bearbeitung der täglich eingehenden Post betrifft dabei nahezu alle Mitarbeiter und Abteilungen im Unternehmen. Die eingehende Post muss an vielen Stellen geöffnet, geprüft, weitergeleitet, abgezeichnet, ggf. kopiert, archiviert oder vernichtet werden. Neben dem manuellen Aufwand der dadurch an vielen Stellen entsteht, bleiben oftmals wichtige Dokumente wie Rechnungen, Vertragsunterlagen etc. liegen oder gehen verloren.

Unter elektronischem Posteingang versteht man die zentrale Digitalisierung, elektronische Verteilung und digitale Archivierung aller eingehenden Papierdokumente, Faxe, E-Mails und sonstiger Unterlagen im Unternehmen. Nach dem Vorbereiten und Scannen von Papierdokumenten und der Erfassung von bereits digitalisierten Dokumenten, werden diese über eine intelligente Dokumentenklassifizierung und Erkennung (OCR & Data Capturing) zunächst nach Dokumentenart und Vorgang sortiert und anschließend ausgelesen und geprüft. Die einzelnen Dokumente werden je nach Dokumentenart und Vorgang direkt über einen elektronischen Workflow an die passende Fachabteilung weitergeleitet und können dort bearbeitet werden. Parallel dazu erfolgt die revisionssichere Archivierung aller Dokumente und Daten, so dass keine Dokumente verloren gehen können und alle berechtigten Mitarbeiter auf die sie betreffenden Dokumente zugreifen können.

Für elektronischen Posteingang in Ihrem Unternehmen bieten wir Ihnen OCR-, Data Capturing- und Dokumentenklassifizierungs-Lösungen für die automatische Klassifizierung, Verarbeitung, Prüfung aller eingehenden Dokumente, Workflow-Lösungen für die Verteilung und Weiterleitung von Dokumenten, sowie ECM-/DMS-Lösungen für die revisionssichere Archivierung der Dokumente und Vorgänge. Zu diesen Lösungen gehört neben der notwendigen Software die komplette Dienstleistung von der Beratung, über die Installation und Konfiguration, bis hin zur Schulung, der Dokumentation und dem Support.

Vorteile auf einen Blick:

  • Zeitnahe und effiziente Erfassung, Klassifizierung und Prüfung von eingehenden Dokumenten mittels intelligenter Belegerkennung (OCR-/Data Capturing)
  • Zuverlässige Verteilung und Weiterleitung von Dokumenten im Unternehmen inkl. Überwachung des Belegflusses über elektronischen Workflow
  • Sichere Archivierung von Dokumenten und Daten und schneller Zugriff auf Informationen dank revisionssicherer Archivierung (DMS/ECM)
  • Insgesamt: Verbesserte Effizienz, mehr Prozesssicherheit und höhere Transparenz.