RecSolution

RecSolution ist eine modulare Softwarelösung für die Erfassung, Verarbeitung und Klas­sifizierung von papiergebundenen und elektronischen Dokumenten, sowie für die Extraktion und Validierung von Do­kumentinhalten (Data Capturing). Darüber hinaus bietet RecSolution ein Workflow­modul zur Abbildung von dokument­basierten Workflowprozessen.

Die Einsatzgebiete von RecSolution reichen von der automatischen Verarbeitung von Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheinen, Zahlungsavisen und Auftragsbestätigungen über die Klassifizierung von Versicherungs-, Fahrzeug- und Personalakten bis hin zur Erkennung von handschriftlichen Formularen und der Verarbeitung von elektronischen Datensätzen wie EDIFACT oder ZUGFeRD. RecSolution ist modular aufgebaut und kann somit für den jeweiligen Einsatzzweck passend lizenziert und konfiguriert werden.

RecSolution Funktionsumfang und Verarbeitungsprozess

RecSolution Funktionsumfang und Verarbeitungsprozess

Als Komplettlösung deckt RecSolution ein breites Spektrum an Funktionen und Anwendungsbereichen ab:

  • Scannen von Papierdokumenten und Erfassen von elektronischen Dokumenten aus Bilddateien (PDF, TIF…) oder aus Datendateien (XLS, XML, EDIFACT, ZUGFeRD…) über integrierten Scanclient oder auto­matische Verzeichnisüberwachung
  • Automatische Bildoptimierung zur Erzeugung optimaler Schwarz-/Weißbilder aus Farb- oder Graustu­fenbildern, automatische Seitendre­hung anhand von enthaltenem Text und automatische Dokumenten­trennung anhand von Trennblät­tern, Barcodes, Trennstempeln oder Textinhalten
  • Automatische OCR-Volltexterken­nung und Barcodeerkennung als Vorstufe für die Datenextraktion und als Index für die Archivierung
  • Integrierte Scanstapelbearbeitung und Dokumentenübersicht zur Kon­trolle und Bearbeitung von Doku­mentseiten und Dokumenten
  • Automatische Dokumentenklas­sifizierung für die automatische Ermittlung von Belegarten und Dokumentenklassen auf Basis von Textinhalten und Logos
  • Manuelle Dokumentenklassifi­zierung über integriertes Klassifi­zierungsmodul mit Anzeige des Originaldokuments und der zur Verfügung stehenden Belegarten
  • Automatische Datenextraktion und Indizierung von Kopf-/Fußdaten und Detail-/Positionsdaten über selbstlernende Freiformerkennung oder Vorlagenerkennung.
  • Automatischer Datenabgleich mit externen Datenbeständen z.B. für die Kreditorenerkennung oder die Anbindung eines Warenwirtschafts­systems per CSV-Datei, ODBC-Da­tenbankverbindung oder SAP® RFC-Funktion
  • Automatische Datenvalidierung und Datenergänzung über integrierte Formelprüfung und Skripte
  • Manuelle Datenvalidierung über windows- oder webbasierten Vali­dierungsclient für die Korrektur von Kopf-/Fußdaten und Detail-/Positi­onsdaten mit Anzeige des Original­dokuments und Prüfassistent
    _

RecSolution Web Client mit geöffneter Validierungsmaske

RecSolution Web Client mit geöffneter Validierungsmaske

Neben den beschriebenen Funktionen und Anwendungsbereichen bietet RecSolution weitere Funktionen für die Automatisierung von Arbeitsabläufen und die Optimierung von Geschäftsprozessen:

  • Integrierte Trainings- und Lernfunktion zur Steigerung der Extraktionsquote und Minimierung von Erkennungsfehlern automatisch und transparent auf Basis von manuellen Korrekturen im Validierungsclient
  • Erstellung von Statistiken über das integrierte Statistikmodul für die Auswertung von Extraktionsquoten und Identifizierung von Optimierungspotentialen
  • Erstellung von Berichten und Antwortschreiben direkt aus der Validierung z.B. für die automatische Generierung von Anschreiben an Lieferanten per Druckfunktion oder per E-Mailversand
  • Verwaltung von Benutzern und Berechtigungen über die integrierte Benutzerverwaltung für die Vergabe von benutzerspezifischen Bearbeitungsrechten
  • Planen von Aufgaben z.B. für die automatische Entfernung von exportierten und archivierten Dokumenten aus dem System, für den Versand von Status-Informationen per E-Mail oder für das Einplanen von Backups
  • Automatische Steuerung und Verwaltung von dokumentenbasierten Workflows z.B. für die automatische Verteilung von Dokumenten und Freigabeprozessen an verschiedene RecSolution Benutzer und Rollen
    _

Vorteile auf einen Blick:

  • Schnelle und effiziente Erfassung von Dokumenten, Daten und E-Mails durch den Einsatz von OCR, Dokumentenklassifizierung und Data Capturing als Vorstufe für ein DMS- oder ERP-System
  • Sichere Prüfung von Dokumenten und Daten durch automatische Datenprüfung und Datenabgleiche mit ERP-/Fremdsystemen
  • Zeitersparnis und schnellere Informationsgewinnung durch automatischen Verarbeitungsprozess vom Papier bzw. elektronischen Dokument bis ins DMS- oder ERP-System
  • Kürzere Durchlaufzeiten und besser strukturierte Arbeitsabläufe durch Einsatz von elektronischen Workflows zur Verteilung und Freigabe von Vorgängen