Einkauf und Rechnungsbearbeitung

Wir bieten Ihnen Lösungen für den elektronischen Einkaufs- und Rechnungsbearbeitungsprozess.

Der Einkaufs- und Rechnungsbearbeitungsprozess (Purchase-to-Pay-Prozess) umfasst alle Schritte von der internen Bedarfsmeldung, über die Bestellung beim Lieferanten, die Prüfung der Auftragsbestätigung und die Kontrolle des Wareneingangs gegen den Lieferschein, bis hin zur Prüfung, Freigabe, Verbuchung und Bezahlung der Rechnung. An diesem Prozess sind eine Vielzahl von Personen aus verschiedenen Abteilungen und Unternehmen beteiligt, welche Vorgänge, Daten und Dokumente erstellen, verteilen, prüfen, genehmigen, verbuchen und ablegen.

Bei der elektronischen Rechnungsbearbeitung wird dieser Prozess durch geeignete Systeme und Lösungen automatisiert. Dies beginnt bei der Digitalisierung aller in Papierform vorliegender Dokumente sowie der Erfassung aller elektronischen Dokumente und Datensätze. Über eine intelligente Erkennung (OCR & Data Capturing) werden im Anschluss alle relevanten Daten aus den Dokumenten ausgelesen und automatisch geprüft (z.B. nach §14 USt., gegen die Bestellung…). Die Verteilung und Freigabe der Belege erfolgt schließlich schnell und zuverlässig über ein Workflowsystem im gesamten Unternehmen. Abschließend werden die Belege automatisch im ERP-System verbucht und revisionssicher archiviert.

Für die elektronische Rechnungsbearbeitung in Ihrem Unternehmen bieten wir Ihnen OCR-, Data Capturing- und EDI-Lösungen für die automatische Verarbeitung, Prüfung und Verbuchung von Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen, Workflow-Lösungen für die Freigabe und Kontierung von Rechnungen, ERP-Integrationen in verschiedene Systeme wie z.B. SAP® ERP zur automatischen Verbuchung sowie ECM-/DMS-Lösungen für die revisionssichere Archivierung der Dokumente und Vorgänge. Zu diesen Lösungen gehört neben der notwendigen Software die komplette Dienstleistung von der Beratung, über die Installation und Konfiguration, bis hin zur Schulung, der Dokumentation und dem Support.

Vorteile auf einen Blick:

  • Zeitnahe und effiziente Verarbeitung und Prüfung von eingehenden Belegen mittels intelligenter Belegerkennung (OCR-/Data Capturing)
  • Zuverlässige Verteilung und schnelle Freigabe von Dokumenten im Unternehmen inkl. Überwachung des Belegflusses über elektronischen Workflow
  • Sichere Archivierung von Dokumenten und Daten und schneller Zugriff auf Informationen dank revisionssicherer Archivierung (DMS/ECM)
  • Effizienter Abgleich und automatische Verbuchung mit dem bzw. ins ERP-System über direkte ERP-Integration
  • Insgesamt: Verbesserte Effizienz, mehr Prozesssicherheit und höhere Transparenz.